El próximo 5 de octubre de 2026 entrará en vigor una de las principales novedades administrativas para el transporte de mercancías por carretera en España. Desde esa fecha, el documento de control deberá tramitarse obligatoriamente en formato electrónico mediante el denominado Documento electrónico de Control Administrativo, DeCA.
La nueva obligación afectará a los transportes públicos de mercancías que tengan su origen y destino dentro del territorio español, así como a las operaciones de cabotaje realizadas en España por empresas transportistas extranjeras.
Los servicios internacionales quedarán fuera de este sistema, incluso cuando parte de su recorrido discurra por carreteras españolas. Por tanto, el DeCA no debe confundirse con el eCMR utilizado para documentar contratos de transporte internacional.
El DeCA deberá crearse antes del comienzo del servicio mediante una aplicación informática y tendrá que adoptar la forma de un archivo PDF nativo digital.
No serán válidos los documentos cumplimentados en papel y posteriormente escaneados, ni las fotografías o imágenes convertidas a formato PDF. El fichero deberá generarse directamente a partir de los datos introducidos en el sistema utilizado por la empresa.
El tamaño máximo permitido será de 5 MB. Además, el archivo tendrá que registrar la fecha y la hora en la que fue creado, así como las correspondientes a las modificaciones que puedan realizarse posteriormente.
Una de las principales características del DeCA será la incorporación de un código QR dentro del propio documento. Este código deberá conducir a una dirección web segura y exclusiva desde la que los servicios de inspección puedan descargar directamente el archivo PDF durante un control en carretera.
El acceso no podrá exigir identificación del usuario, introducción de contraseñas, registro previo ni navegación por diferentes apartados de una página web. El escaneo del código tendrá que permitir la descarga inmediata del documento.
La dirección deberá permanecer disponible durante toda la ejecución del transporte y, al menos, durante los siete días naturales siguientes a la finalización del servicio. La formalización del documento corresponderá tanto al cargador contractual como al transportista efectivo, aunque la normativa permite que una de las partes se encargue de generar el fichero.
Cuando el DeCA sea creado únicamente por una de ellas, la otra deberá disponer de acceso al documento y poder descargarlo durante el periodo obligatorio de conservación. El cargador contractual será responsable de los datos relacionados con su identificación, la empresa que realiza materialmente el transporte, los puntos de origen y destino y las características y el peso de la mercancía.
Por su parte, el transportista efectivo responderá de la información relativa a la fecha de realización del servicio, las matrículas de los vehículos y, cuando proceda, las autorizaciones especiales necesarias para circular.
Ambas partes podrán ser responsables cuando el documento no se haya formalizado correctamente o no se encuentre disponible durante el transporte. Antes de iniciar el servicio, el conductor deberá recibir una copia del DeCA o disponer de acceso al código QR correspondiente.
La documentación podrá llevarse en un teléfono móvil, una tableta u otro dispositivo electrónico. También estará permitido portar una copia impresa del PDF o un documento en papel que contenga únicamente el código QR.
Esta posibilidad no convierte el papel en el documento original. La versión válida seguirá siendo el archivo electrónico almacenado en el repositorio digital. Las anotaciones manuscritas realizadas sobre una impresión tampoco servirán para modificar el contenido del DeCA.
Las empresas deberán conservar el documento electrónico durante un periodo mínimo de un año y mantenerlo disponible para la Inspección de Transporte Terrestre.
El cargador contractual y el transportista efectivo podrán almacenar los documentos en repositorios diferentes. Sin embargo, cuando solo una de las partes genere el fichero, deberá garantizar que la otra pueda obtener y conservar su propia copia.
Aunque la dirección incluida en el QR pueda dejar de estar disponible después de los siete días posteriores al servicio, la obligación de conservar el archivo durante un año continuará plenamente vigente.
Cuando alguno de los datos cambie una vez iniciado el transporte, la información deberá actualizarse de manera que quede constancia de la modificación. La empresa podrá mantener el mismo archivo PDF, incorporando los nuevos datos y señalando el motivo del cambio. En este caso, la información anterior deberá conservarse dentro del documento, aunque deberá aparecer identificada claramente como no vigente.
También será posible crear un nuevo archivo PDF. Esta opción obligará a generar una dirección web y un código QR diferentes, además de conservar el documento original para mantener la trazabilidad del servicio.
En cualquiera de los dos supuestos, el conductor deberá recibir el documento actualizado o tener acceso a él. La regulación permitirá agrupar diferentes operaciones de transporte dentro de un único DeCA, siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los servicios incluidos.
Cada envío deberá aparecer correctamente diferenciado, indicando sus correspondientes puntos de origen y destino, la naturaleza de las mercancías y su peso. También tendrán que detallarse por separado todos aquellos datos que varíen entre una expedición y otra.
Las empresas no estarán obligadas a utilizar un modelo único. Otros documentos habituales del transporte podrán cumplir la función del DeCA siempre que respeten los requisitos establecidos.
Entre ellos se encuentran las cartas de porte, la documentación utilizada en transportes de mercancías peligrosas, los documentos de identificación para el traslado de residuos o los empleados en el transporte de subproductos animales.
Para ser aceptados deberán incluir toda la información obligatoria, generarse como PDF nativo digital, incorporar el código QR e identificar claramente al cargador contractual y al transportista efectivo.
Al tratarse de un documento de carácter administrativo, el DeCA no tendrá que estar firmado obligatoriamente para ser válido. La firma electrónica será necesaria cuando el mismo archivo se utilice también como contrato de transporte o cuando las partes quieran acreditar la aceptación de su contenido. En esos casos deberá emplearse, como mínimo, una firma electrónica avanzada o una firma cualificada conforme a la normativa europea.
La implantación del DeCA obligará a cargadores, operadores de transporte y empresas transportistas a revisar sus programas de gestión documental, sus repositorios digitales y sus procedimientos de comunicación con los conductores.
Las compañías tendrán que garantizar que los documentos se generan antes de iniciar el servicio, que los códigos QR funcionan correctamente y que la información puede descargarse sin obstáculos durante una inspección.
A partir del 5 de octubre de 2026, llevar únicamente el tradicional documento de control en papel ya no permitirá cumplir la nueva obligación en los transportes incluidos en el ámbito de aplicación del DeCA.
Más información: https://www.transportes.gob.es/transporte-terrestre/profesionales-transporte/servicios-transportista/documento-electronico-control-administrativo-deca
